Acte éco » Entreprise » Qu’est-ce qu’un workflow et quelle est son utilité ?

Optimiser votre rendement au travail et votre productivité passe par une bonne organisation et de la planification. Vous devez établir une liste de vos tâches afin d’avoir une vision claire de ce qu’il y a à faire et du temps disponible pour sa réalisation. Pourquoi ne pas simplement opter pour un workflow ? Si comme beaucoup vous ignorez ce que cet anglicisme signifie, on vous donne plus de détails dans cet article.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow ou « flux de travail » en français est un processus séquentiel à travers lequel on accomplit une tâche.  Pour faire simple, c’est la méthode de travail formalisée mise en place pour réaliser des tâches dans un processus séquentiel donné.

Cependant, le workflow ne met pas seulement en exergue les tâches à accomplir. Il  fait également une représentation des acteurs impliqués dans l’exécution desdites tâches. Il  s’agit notamment des collaborateurs, et des applications et logiciels nécessaires et les interactions nécessaires à la mise en place du processus. Le workflow a pour rôle de vous aider à organiser vos tâches et à les effectuer étape par étape. Il vous aide également à visualiser le nombre de personnes nécessaires  à la réalisation de cette tâche, de même que les outils et accessoires nécessaires. Parfois, même le temps de réalisation nécessaire est précisé. Il existe de nombreux outils de workflow comme l’ERPle système SAP que vous pouvez découvrir sur le https://codilog.fr/offres-workflow.html Toutefois, on distingue deux types de workflow :

  1. Le workflow procédural

On parle de workflow procédural  ou workflow de production quand les tâches à accomplir sont maîtrisées et prédéfinies. On parle de cheminement figé.

  1. Le workflow ad hoc

Ce type de workflow invite les utilisateurs à intervenir en collaboration pour  faire avancer le processus tout en contournant les éventuels obstacles ou imprévus rencontrés. On parle ici de cheminement dynamique.

adopter le workflow

A quoi sert un workflow ?

L’utilité première d’un outil de workflow comme ERP, système SAP ou sapworkflow  est l’automatisation de certaines tâches habituellement effectuées de façon manuelle. Au nombre de ces tâches, on peut citer : la gestion des demandes de congés et des notes de frais, l’ouverture d’un compte client ou la validation de factures d’un fournisseur. Ainsi, le travail de vos collaborateurs sera simplifié et vous pourrez optimiser votre organisation interne.

De même, le manager peut mieux contrôler le fonctionnement et la bonne exécution des tâches, de même que les éventuels blocages survenus. En effet, utiliser un workflow permet une nette amélioration du circuit de validation de votre entreprise. Chaque intervenant reçoit les informations nécessaires à l’exécution des tâches qui lui sont confiées.  Les délais de livraison ou d’accomplissement, de même que les modes de validation sont pris en compte. Ce qui permet une meilleure organisation du travail des employés et un suivi plus rigoureux de l’exécution des tâches.

Le workflow permet également un gain de temps, de même que la réduction de la marge d’erreur dans le traitement des informations. Surtout dans le cadre de la gestion électronique des documents (rédaction, transmission…). En outre,  la mise en place d’un workflow vous permet d’harmoniser le travail entre les divers collaborateurs qui composent votre équipe et de piloter de manière efficace le travail à faire grâce à des indicateurs bien définis et précis.

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